Cada año se multiplica el número de espacios coworking

Ya el año pasado estudios como el de Deskmag, avalaban un crecimiento exponencial de los espacios coworking durante los últimos seis años. Otros análisis como el que realizan The Business Times prevén que hacia el año 2020 se alcanzará la cifra de 26.000 espacios coworking en todo el mundo que superarían incluso al número de cafeterías Starbucks.

Y es que una de las razones por las que cada vez más empresas están decantándose por esta nueva forma de trabajar es porque benefician el bienestar y la calidad de vida de los trabajadores.

Trabajar en un espacio coworking mejora la calidad de vida de los trabajadores

Sodexo, empresa especializada en servicios de calidad de vida, ha sido una de las últimas en certificar, a través de un estudio, los beneficios que aporta este tipo de espacios de trabajo a los usuarios. En este sentido y según la encuesta realizada, cerca de un 90% de los trabajadores dijeron que el ambiente de trabajo en los espacios coworking es la razón principal para el bienestar dentro de él.

Una oficina compartida relaja a los empleados

Los datos más clarificadores y concluyentes en este cuestionario son los siguientes: un 62% ha declarado que la calidad de su vida laboral ha mejorado tras instalarse en unas oficinas compartidas. El 70% afirma que goza de una mejor salud en comparación con lugares de trabajo convencionales y más de la mitad de los encuestados señala que se sienten más relajados cuando vuelven a casa desde que practican el cotrabajo.

El estudio llevado a cabo por Sodexo también deja a la vista otras conclusiones como que el motivo principal por el que los trabajadores deciden probar esta nueva manera de trabajar es para ahorrar tiempo durante el trayecto a casa.

Desde Co-spaces esperamos que esta información haya servido de guía para todos aquellos que todavía no conocen las ventajas de trabajar en unas oficinas compartidas al mimo tiempo que les animamos a visitarnos en el Centro de Negocios Terramar o consultar la información en nuestra web.

Co-Spaces, tu espacio coworking en Benidorm (Alicante), te ofrece el siguiente artículo, gracias al cual, podrás sacar más rendimiento a tu trabajo.

La mayoría de los directivos sabe bien que, con independencia de lo ocupados que estén, siempre pueden hacer más. Siempre hay un nuevo proyecto que emprender, otra reunión a la que asistir o un correo electrónico al que responder. Ahora ha surgido una nueva teoría sobre cómo los gestores pueden desempeñar más tareas y mejorar el rendimiento. En esencia, la idea plantea que para lograr más hay que hacer menos.

«Todo el mundo dice que sus días son demasiado cortos», indica J. Keith Murnighan, profesor de la Escuela de Negocios Kellogg de la Universidad de Northwestern y autor de un libro sobre el tema. La clave para generar mayor productividad, explica Murnighan, es aprender a decir no: desactivar las alertas del correo electrónico, declinar invitaciones para reuniones y llegar a casa a tiempo para la cena.

Decenas de estudios coinciden en la misma idea: la clave para ser un gestor y un empresario más productivo reside en hacer menos y sin interrupciones. Por ejemplo, según un estudio realizado en 2008 por investigadores de Irvine, Universidad de California, y la Universidad de Humboldt, en Berlín, las interrupciones constantes reducen el rendimiento en el trabajo y hacen que » la gente cambie no solo sus ritmos de trabajo, sino también sus estrategias y estados mentales».

Gloria Mark, profesora en Irvine y coautora de la investigación, hace hincapié en que «el estrés aumenta de forma significativa al ser interrumpido». La causa del estrés, explica, proviene de «tener que seguir cambiando la atención».

No será fácil

Aunque los ejecutivos pueden ser conscientes de que los días más ajetreados en la oficina no equivalen a una mayor productividad, establecer prioridades es más difícil de lo que parece. La planificación destinada a que los ejecutivos presten menos atención a las tareas cotidianas son fundamentales, pero puede tardarse meses o años en organizarse, afirma Stephan Liozu, un asesor corporativo y profesor adjunto en la Universidad de Case Western Reserve.

Otras medidas útiles, explica, incluyen tomarse unas vacaciones en las que las interrupciones queden prohibidas y conocer las tareas punto por punto para liberar a los ejecutivos de responsabilidades que pueden delegar con facilidad.

Incluso cuando las empresas aseguran que quieren un cambio, la mayoría no lo pone en práctica, dice Liozu, que señala que a menudo le pide a los ejecutivos que dejen de responder a los e-mail los fines de semana para enviar un claro mensaje de que están descansando. Sin embargo, muchos ejecutivos no saben cómo bajar la intensidad y cumplir plazos más razonables «Estar ocupado y actuar como si estuviera ocupado puede ser adictivo», manifiesta Liozu.

Despeje sus mañanas

A pesar del escepticismo generalizado, hay directivos que han empezado a seguir el principio de «hacer más haciendo menos» y han descubierto que funciona bien. Kyle McDowell, vicepresidente de UnitedHealth Group, la mayor aseguradora de salud de EEUU, no mantiene ninguna reunión por las mañanas, ya que las suele dedicar a evaluar los objetivos estratégicos del grupo. A la hora de reclutar candidatos a un empleo, concede más importancia a la pasión por el trabajo que a que la persona que entrevista cumpla exactamente con los requisitos exigidos.

Además, no tiene inconveniente en delegar los proyectos más difíciles a sus entusiastas subordinados, ya que sabe que están más dispuestos a asumir riesgos. «Mucha gente confunde los resultados con el esfuerzo», asegura.

Calidad, no cantidad

Jeff Zwelling, fundador de cinco empresas de tecnología, recientemente explicó ante un grupo de inversores el funcionamiento de su nueva compañía, Convertro, una empresa dedicada a la medición de medios. Zwelling, presidente ejecutivo y cofundador de la empresa, afirma que desde el principio explicó a sus empleados que trabajarían ocho horas al día, una práctica poco habitual en el entorno de las empresas de reciente creación o startups, donde se puede llegar a trabajar 90 horas a la semana. «Si voy a clase de Pilates a las 3 de la tarde, no quiero que nadie piense que soy un pésimo presidente ejecutivo por eso», explicó ante el grupo de inversores. El éxito, les aseguró, “está en no dejar que las tareas cotidianas me superen”.

Zwelling señala que prefiere contratar a empleados que tengan aficiones fuera del trabajo. Los hace más eficaces en la oficina, afirma, ya que quieren tener tiempo extra para sus intereses personales. El ejecutivo predica con el ejemplo: a todos los empleados que se incorporan a su empresa les explica que rinde al máximo mientras está en la oficina, lo que significa no perder el tiempo en las redes sociales o navegando por Internet.

Donna Flynn, directora de espacios de oficina del fabricante de muebles Steelcase trabaja a su propio ritmo y deja que su personal haga lo mismo. Su equipo trabaja en distintos países. En lugar de programar videoconferencias y llamadas para mantener un contacto diario, los empleados trabajan en proyectos a largo plazo y se reúnen en persona dos semanas al año.

El hecho de no tener un contacto constante, dice Flynn, permite a todos trabajar con mayor eficacia. «Lo importante es tener tiempo de trabajo de más alta calidad, ya que uno dedica tiempo a su bienestar», anota.

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Planificar con detalle tu agenda de trabajo puede evitarte un estrés innecesario en el momento en que surgen los –inevitables– imprevistos. Serás más productivo, y feliz.

Las urgencias son el peor enemigo de los resultados. Interrumpen lo que estás haciendo, te hacen perder el hilo y para más inri, muchas veces ni siquiera son verdaderamente importantes. Constituyen una causa de estrés para el trabajador, y también de desmotivación pues, con las prisas, lo más normal es que finalices la tarea rápidamente, pero de forma mediocre. La clave está en la planificación.

¿Se puede planificar una urgencia? Lo que sí es posible es reservar un espacio de tiempo cada día para posibles imprevistos. Quique Gonzalo, fundador de la app de productividad personal Hightrack, distingue entre estos dos conceptos: «Un imprevisto no te ayuda a alcanzar tus objetivos».

En cualquier caso, existe una serie de pautas que te ayudaría a  organizar mejor tu tiempo y evitar estados de ansiedad innecesarios.

Establece tus prioridades

En el libro Start: productividad para humanos, escrito por Quique González y Berto Pena, fundadores de Hightrack, se insiste en la necesidad de ordenar tus prioridades. Éstas «te ayudan a decir no a un compromiso que no te conviene, a ignorar una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no te aporta, a desechar un mal hábito que te perjudica y a detener un proyecto que no te hace crecer». Hazte preguntas simples y directas, y escribe las respuestas.

Encuentra tu motivación

En Un mundo feliz, la obra maestra de Aldous Huxley, los ciudadanos eran productivos pese a no tener una meta. Esta idea no resulta verosímil. «Quien tiene prioridades tiene motivos, quien tiene motivos se interesa, y quien se interesa hace las cosas y avanza». Y al contrario, «la falta de prioridades o de motivos fomenta el caos diario y la improductividad», expone el libro de Hightrack. De nada sirve pasar día y noche en la oficina si pierdes de vista por qué estás ahí.

Márcate un plan de acción

No hay mejor motivación que un objetivo a largo plazo, pero para llegar hasta él hay que ir poco a poco. En la escuela de negocios Esade, recomiendan a los emprendedores e intraemprendedores «establecer una serie de hitos intermedios (las empresas tecnológicas suelen hablar de milestones), y celebrarlo cuando superes cada uno de ellos». Hacer paradas en el camino te servirá asimismo para mirar atrás y hacer balance de los logros alcanzados hasta entonces.

Si eres constante, de la repetición de ciertas actitudes o actividades crearás un hábito. Funciona como una espiral. Paso a paso, irás alcanzando tus objetivos, y esto te motivará a su vez a seguir trabajando, mejorando, esforzándote.

Planifica tu día a día

Una vez que tengas tus prioridades, tu motivación y las metas claras, es el momento de marcar las tareas que debes hacer ese día, o esa semana. Sin el trabajo previo descrito en los tres primeros puntos, probablemente redactarías un listado de tareas, pero es difícil que establecieras el orden en base a la relevancia de cada una de ellas,  y su aportación a la consecución de tus metas.

Los fundadores de Hightrack distinguen aquí entre tareas útiles (las que más resultados te dan), vacías (que no te aportan nada) y falsas (te roban tiempo y energía, y te alejan de los resultados). Lo común es que no haya más de dos o tres de las primeras en un mismo día.

Deja margen para posibles fallos, retrasos o imprevistos. «Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlos es dejando un colchón para reaccionar», apunta el citado libro.

Sé realista, no te cargues con más tareas de las que podrías asumir. «Generalmente, la concentración se mantiene durante aproximadamente 45 minutos, por lo que es recomendable descansar unos minutos y parar de realizar la tarea, para luego continuar con ella de una forma más efectiva», aseguran los expertos de la firma de desarrollo directivo Imantia.

Y, de vez en cuando, desconecta. «Es importante planificar espacios en los que se cierra el email y se hace el trabajo concentrado y sereno», señala la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles.

Termina las tareas

«Las personas somos muy buenas empezando cosas pero no tan buenas terminándolas». El libro Start: productividad para humanos establece que «una tarea terminada es una tarea menos», mientras que «una tarea a medias tal vez sea una urgencia mañana».

De todos modos, recuerda que no todos los imprevistos son urgentes. Tómate unos segundos antes de precipitarte a dejar lo que estás haciendo para ponerte con ello.

Adelántate a los imprevistos

Además de una agenda bien planificada, hay ideas que surgen en el día a día que si se anotan convenientemente, pueden ahorrarte un tiempo considerable el día de mañana. «Muchas ideas tienen poco valor en el momento en que nacen pero se vuelven útiles después. Si las capturas primero, luego las puedes recuperar, desarrollar y utilizar. Lo mismo le ocurre al material de referencia (páginas web, citas o referencias)», exponen desde Hightrack.

Las tareas aburridas, también

«Mejor dejo esto para mañana»; «ya lo haré en otro momento»; «estoy seco de ideas». No son más que excusas para posponer, una y otra vez, esas tareas que te resultan más aburridas. Lo llaman procrastinar. Busca el lado positivo de esa labor que tanto te espanta a priori, no la dejes para el final. Puedes aplicarte la gamificación a ti mismo, imponiéndote una pequeña recompensa cuando termines, que sirva como estímulo.

El clima laboral cumple aquí una función muy importante. «¿A quién le gusta ir a un trabajo donde no está contento o el clima es inestable? Las emociones positivas siempre van a frenar el efecto de las emociones negativas, por tanto es importante promover un clima laboral agradable», comentan desde Imantia.

No te atasques

No hay nada peor que el estrés para tu concentración. Imagina que se produce un imprevisto, y que éste resulta ser urgente e importante. No te bloquees, piensa primero en cómo reorganizar tu día y céntrate en superar el primer paso de tu nueva tarea, a continuación el segundo, y así hasta que la concluyas.

Identifica tus ‘antitareas’

Tan importante como saber qué debes hacer, es conocer lo que no tienes que hacer. Tu lista de antitareas la pueden componer hábitos, gestos, rutinas o incluso personas.

Hightrack propone la siguiente metodología: «Haz dos columnas. En una de ellas escribe los malos hábitos, gestos o actividades que te hacen distraerte, perder el tiempo o desgastarte sin conseguir resultados. En la otra, las tareas que debes evitar (trabajo falso) y aquéllas que tienes que hacer pero a las que debes dedicar las energías justas (trabajo vacío)».

Conócete a ti mismo

Hay quien se concentra mejor a primera hora de la mañana, quien trabaja mejor por las tardes, y después están los búhos. No hay opciones mejores y peores, especialmente si hablamos de organizaciones que permiten el teletrabajo o, al menos, una cierta flexibilidad de horarios. Conocer tus propios biorritmos te permitirá elaborar una agenda más realista y productiva, estableciendo las tareas que requieren una mayor concentración en los momentos del día en que te sientas más fresco, y las funciones más mecánicas en los periodos que se te hagan más cuesta abajo.

Fuente: http://www.expansion.com/2014/06/05/emprendedores-empleo/desarrollo-de-carrera/1401996203.html

Desde Coworking Co-Spaces en Benidorm (Alicante), deseamos les haya parecido interesante este artículo, al igual que les invitamos a visitar nuestra web en la que podrá ver las instalaciones de las cuales disponemos; si lo que quiere es emprender su negocio, alquilar salas de reuniones, oficinas compartidas, espacio coworking, etc. visítenos.
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