Planificar con detalle tu agenda de trabajo puede evitarte un estrés innecesario en el momento en que surgen los –inevitables– imprevistos. Serás más productivo, y feliz.

Las urgencias son el peor enemigo de los resultados. Interrumpen lo que estás haciendo, te hacen perder el hilo y para más inri, muchas veces ni siquiera son verdaderamente importantes. Constituyen una causa de estrés para el trabajador, y también de desmotivación pues, con las prisas, lo más normal es que finalices la tarea rápidamente, pero de forma mediocre. La clave está en la planificación.

¿Se puede planificar una urgencia? Lo que sí es posible es reservar un espacio de tiempo cada día para posibles imprevistos. Quique Gonzalo, fundador de la app de productividad personal Hightrack, distingue entre estos dos conceptos: «Un imprevisto no te ayuda a alcanzar tus objetivos».

En cualquier caso, existe una serie de pautas que te ayudaría a  organizar mejor tu tiempo y evitar estados de ansiedad innecesarios.

Establece tus prioridades

En el libro Start: productividad para humanos, escrito por Quique González y Berto Pena, fundadores de Hightrack, se insiste en la necesidad de ordenar tus prioridades. Éstas «te ayudan a decir no a un compromiso que no te conviene, a ignorar una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no te aporta, a desechar un mal hábito que te perjudica y a detener un proyecto que no te hace crecer». Hazte preguntas simples y directas, y escribe las respuestas.

Encuentra tu motivación

En Un mundo feliz, la obra maestra de Aldous Huxley, los ciudadanos eran productivos pese a no tener una meta. Esta idea no resulta verosímil. «Quien tiene prioridades tiene motivos, quien tiene motivos se interesa, y quien se interesa hace las cosas y avanza». Y al contrario, «la falta de prioridades o de motivos fomenta el caos diario y la improductividad», expone el libro de Hightrack. De nada sirve pasar día y noche en la oficina si pierdes de vista por qué estás ahí.

Márcate un plan de acción

No hay mejor motivación que un objetivo a largo plazo, pero para llegar hasta él hay que ir poco a poco. En la escuela de negocios Esade, recomiendan a los emprendedores e intraemprendedores «establecer una serie de hitos intermedios (las empresas tecnológicas suelen hablar de milestones), y celebrarlo cuando superes cada uno de ellos». Hacer paradas en el camino te servirá asimismo para mirar atrás y hacer balance de los logros alcanzados hasta entonces.

Si eres constante, de la repetición de ciertas actitudes o actividades crearás un hábito. Funciona como una espiral. Paso a paso, irás alcanzando tus objetivos, y esto te motivará a su vez a seguir trabajando, mejorando, esforzándote.

Planifica tu día a día

Una vez que tengas tus prioridades, tu motivación y las metas claras, es el momento de marcar las tareas que debes hacer ese día, o esa semana. Sin el trabajo previo descrito en los tres primeros puntos, probablemente redactarías un listado de tareas, pero es difícil que establecieras el orden en base a la relevancia de cada una de ellas,  y su aportación a la consecución de tus metas.

Los fundadores de Hightrack distinguen aquí entre tareas útiles (las que más resultados te dan), vacías (que no te aportan nada) y falsas (te roban tiempo y energía, y te alejan de los resultados). Lo común es que no haya más de dos o tres de las primeras en un mismo día.

Deja margen para posibles fallos, retrasos o imprevistos. «Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlos es dejando un colchón para reaccionar», apunta el citado libro.

Sé realista, no te cargues con más tareas de las que podrías asumir. «Generalmente, la concentración se mantiene durante aproximadamente 45 minutos, por lo que es recomendable descansar unos minutos y parar de realizar la tarea, para luego continuar con ella de una forma más efectiva», aseguran los expertos de la firma de desarrollo directivo Imantia.

Y, de vez en cuando, desconecta. «Es importante planificar espacios en los que se cierra el email y se hace el trabajo concentrado y sereno», señala la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles.

Termina las tareas

«Las personas somos muy buenas empezando cosas pero no tan buenas terminándolas». El libro Start: productividad para humanos establece que «una tarea terminada es una tarea menos», mientras que «una tarea a medias tal vez sea una urgencia mañana».

De todos modos, recuerda que no todos los imprevistos son urgentes. Tómate unos segundos antes de precipitarte a dejar lo que estás haciendo para ponerte con ello.

Adelántate a los imprevistos

Además de una agenda bien planificada, hay ideas que surgen en el día a día que si se anotan convenientemente, pueden ahorrarte un tiempo considerable el día de mañana. «Muchas ideas tienen poco valor en el momento en que nacen pero se vuelven útiles después. Si las capturas primero, luego las puedes recuperar, desarrollar y utilizar. Lo mismo le ocurre al material de referencia (páginas web, citas o referencias)», exponen desde Hightrack.

Las tareas aburridas, también

«Mejor dejo esto para mañana»; «ya lo haré en otro momento»; «estoy seco de ideas». No son más que excusas para posponer, una y otra vez, esas tareas que te resultan más aburridas. Lo llaman procrastinar. Busca el lado positivo de esa labor que tanto te espanta a priori, no la dejes para el final. Puedes aplicarte la gamificación a ti mismo, imponiéndote una pequeña recompensa cuando termines, que sirva como estímulo.

El clima laboral cumple aquí una función muy importante. «¿A quién le gusta ir a un trabajo donde no está contento o el clima es inestable? Las emociones positivas siempre van a frenar el efecto de las emociones negativas, por tanto es importante promover un clima laboral agradable», comentan desde Imantia.

No te atasques

No hay nada peor que el estrés para tu concentración. Imagina que se produce un imprevisto, y que éste resulta ser urgente e importante. No te bloquees, piensa primero en cómo reorganizar tu día y céntrate en superar el primer paso de tu nueva tarea, a continuación el segundo, y así hasta que la concluyas.

Identifica tus ‘antitareas’

Tan importante como saber qué debes hacer, es conocer lo que no tienes que hacer. Tu lista de antitareas la pueden componer hábitos, gestos, rutinas o incluso personas.

Hightrack propone la siguiente metodología: «Haz dos columnas. En una de ellas escribe los malos hábitos, gestos o actividades que te hacen distraerte, perder el tiempo o desgastarte sin conseguir resultados. En la otra, las tareas que debes evitar (trabajo falso) y aquéllas que tienes que hacer pero a las que debes dedicar las energías justas (trabajo vacío)».

Conócete a ti mismo

Hay quien se concentra mejor a primera hora de la mañana, quien trabaja mejor por las tardes, y después están los búhos. No hay opciones mejores y peores, especialmente si hablamos de organizaciones que permiten el teletrabajo o, al menos, una cierta flexibilidad de horarios. Conocer tus propios biorritmos te permitirá elaborar una agenda más realista y productiva, estableciendo las tareas que requieren una mayor concentración en los momentos del día en que te sientas más fresco, y las funciones más mecánicas en los periodos que se te hagan más cuesta abajo.

Fuente: http://www.expansion.com/2014/06/05/emprendedores-empleo/desarrollo-de-carrera/1401996203.html

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1. Confronta tus áreas de reto y trabaja en ellas. Conocer tus fortalezas es fácil. Enfrentar y arreglar tus debilidades a veces puede ser muy retador y llevar a la inacción. Pero para crecer es importante que hagas estos cambios. Hay millones de razones de “no puedo”, pero la mayoría están fundamentadas únicamente en el miedo.

Usa el 2014 para fortalecer las áreas que te resultan más difíciles. Tomar clases es buena idea, pero principalmente, lo que necesitas es actuar. Sé proactivo. Busca en internet información, artículos, mentores y tutoriales online.

2. Mezcla tu vida laboral y personal. La vida personal y la vida profesional pueden ser enemigas hasta cierto punto, lo que lleva a una carencia de balance. Procura este año encontrar el balance. Enfócate en lo que te apasiona y mantén tu intención de tener más de ello en tu vida.

Para 2014, busca formas rápidas y convenientes de mezclar tu vida profesional y personal para crear un estilo de vida más saludable que te funcione mejor a ti, a las personas que amas y a tu trabajo.

3. Deja que las aplicaciones hagan el trabajo difícil. ¿Qué te está quitando tiempo? Probablemente haya una aplicación para ello. Por ejemplo, Cardmunch convierte automáticamente tarjetas de presentación en contactos; 1Password almacena todas tus contraseñas en un lugar seguro y fácil de acceder. Si descubres que una tarea te toma mucho tiempo, investiga si existe una herramienta que pueda facilitarte la vida.

4. Da tu ayuda. Cuando alguien me entrega una tarjeta de presentación, escribo una nota sobre cómo puedo ayudar a esa persona. Me gusta conectarme con las personas y siempre he valorado cuando alguien hace algo por mí, así que trato dar algo en cambio cuando es relevante. Y esto puede ser tan sencillo como conectarlo con un colega o enviarle un artículo digital que le sea útil.

5. Juega con etiquetas. ¿Otro tip para tus tarjetas de presentación? Etiquétalas en cuanto las recibas. Colócales notas que te ayuden a recordar lo que la tarjeta no te está diciendo como sus intereses, metas o contactos mutuos, entre otros detalles.

6. Ten las conversaciones difíciles. Un amigo y consejero me dijo algo hace muchos años que realmente se ha quedado conmigo: “La persona que no puede tener conversaciones difíciles no se quedara mucho tiempo a tu lado”. Esta afirmación es profunda y verdadera, tanto personal como profesionalmente.

Ten las conversaciones difíciles en 2014: Tanto en el trabajo como en la casa, con otros y contigo mismo. Si las realizas de la manera correcta, lo más seguro es que aprendas de ellas y te ayuden a crecer.

7. Haz un juego con los indicadores de desempeño clave. En todo lo que hagas este año, busca indicadores que señalen el éxito o el fracaso. Y diviértete con ellos. Por ejemplo, cuando hicimos un anuncio importante en mi empresa Sage One (una app online de contaduría para Pymes) intentamos superar el récord de mails abiertos y clics.

8. Sigue la Regla de 2 minutos para las tareas no prioritarias. Guarda tu perfeccionismo para lo importante. Me gusta realizar las tareas menos relevantes en la mañana, mientras planeo mi día y establezco metas. Cuando aparecen cosas que toman menos de dos minutos completarlas, las hago inmediatamente.

9. El bypass visual. ¿Cuál es la mejor manera de recibir ideas de compra para asegurar que lleguen al mercado? Nadie sabe. Pero últimamente he descubierto que ahorro mucho tiempo presentando mis ideas visualmente. Además de ahorrar tiempo, contar tu historia, plan o estrategia de manera visual motiva el pensamiento grupal. Esto se debe a que los visuales tienden a ser más compartidos e incrementar la comprensión de la idea o proyecto.

10. Toma una clase de improvisación. Tomé una clase de improvisación semanalmente por seis meses. No puedo decirte lo mucho que esto me ayudó profesionalmente, permitiéndome ser más mí mismo, deshacerme de los prejuicios y eliminar el temor al fracaso.

Fuente: http://www.soyentrepreneur.com/26263-10-tips-para-ser-mejor-emprendedor-en-2014.html

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